Perguntas frequentes sobre o InsoftERP

O InsoftERP é um sistema de gestão empresarial (ERP) brasileiro, em nuvem, para micro e pequenas empresas. Reúne emissão de NF-e e NFC-e, frente de caixa (PDV), contas a pagar e a receber, controle de estoque, compras, vendas, ordens de serviço e contratos recorrentes em um único sistema, acessado pelo navegador.

ERP é um sistema que junta num só lugar o que a empresa faz todo dia: vender, emitir nota, controlar estoque, pagar e receber. Em vez de uma planilha para cada coisa, tudo conversa entre si — a venda baixa o estoque e gera a conta a receber sozinha.

A sigla vem de Enterprise Resource Planning. Na prática, o que muda para um negócio pequeno é parar de digitar a mesma informação três vezes: o produto cadastrado uma vez serve para a venda, para a nota fiscal e para o estoque.

Sim. São 14 dias grátis, com o sistema completo e sem pedir cartão de crédito. Você cria a conta, cadastra a empresa e usa tudo: emissão de nota, PDV, financeiro e estoque. Se não continuar, a conta expira sozinha — não há cobrança nem preciso cancelar.

Não há recurso bloqueado no teste. A única coisa que depende de você é o certificado digital: sem ele dá para usar o sistema inteiro, mas a nota fiscal sai apenas no ambiente de homologação, que é o de testes da Receita.

Não. O InsoftERP funciona pelo navegador, em qualquer computador com internet, sem instalação e sem servidor próprio. Não há custo de instalação nem taxa de implantação. Também não é preciso computador potente: quem processa é o servidor, não a máquina da loja.

Funciona em Windows, Mac e Linux, em qualquer navegador atual. No celular, dá para instalar como aplicativo pela própria tela do sistema — ele fica com ícone na tela inicial e abre sem a barra do navegador.

Serve para comércio, serviços e distribuição de 1 a 20 pessoas: lojas de varejo, mercearias, pet shops, assistências técnicas, prestadores de serviço, distribuidoras e negócios com mensalidade. Não é indicado para indústria com ficha técnica de produção nem para operação que vende principalmente em marketplace.

O ponto de corte prático é este: se você já passou da planilha mas não tem equipe de TI, o sistema foi feito para o seu caso. Se a sua operação depende de integração com Mercado Livre, Shopee ou Amazon, hoje não atendemos — é melhor saber agora.

Em parte. Produtos, clientes e fornecedores podem ser importados por planilha, e o cadastro de produtos também é criado automaticamente ao importar o XML das notas de entrada dos seus fornecedores. Histórico de vendas e financeiro de outro sistema não são importados.

Na prática, o caminho mais rápido é importar os XML de entrada dos últimos meses: isso cria fornecedores e produtos com preço de custo já preenchido. Saldos de contas a pagar e a receber em aberto são digitados uma vez, e a partir daí o sistema segue sozinho. Ajudamos nesse começo pelo suporte, sem custo extra.

NF-e (modelo 55) e NFC-e (modelo 65), com DANFE em PDF, cancelamento, carta de correção e inutilização de numeração. Não emitimos NFS-e (nota de serviço municipal), MDF-e nem CT-e. Se o seu negócio é só de serviço, o InsoftERP não vai resolver a parte fiscal.

A NF-e é a nota de venda de mercadoria entre empresas ou para outro estado; a NFC-e é o cupom que sai para o consumidor no balcão. Também importamos o XML da nota do seu fornecedor para dar entrada da mercadoria, criando fornecedor e produtos automaticamente — o que poupa a digitação mais chata do mês.

Sim, e ele precisa ser do tipo A1. O A1 é um arquivo, com validade de um ano, que você envia uma vez pela tela de Certificado Digital e fica guardado no sistema. Não trabalhamos com A3 (cartão ou token), porque o A3 exige a mídia conectada à máquina que emite.

O certificado é comprado numa autoridade certificadora (Serasa, Certisign, Soluti e outras) e custa, em média, de R$ 200 a R$ 400 por ano — não é cobrado por nós. Quem tem matriz e filial precisa de um certificado por CNPJ. O aviso de vencimento aparece no painel antes de expirar.

Não cobramos por nota emitida, e nos planos Fiscal, Completo e Ilimitado a emissão de NF-e e NFC-e é ilimitada. O plano Essencial não inclui emissão fiscal — ele serve a quem quer gestão, financeiro e estoque sem nota. Não há cobrança por volume em nenhum plano.

Vale conferir na comparação: parte do mercado cobra por faixa de notas ou por pedido importado, o que faz a conta subir justamente no mês em que você vendeu mais.

Sim, se você for MEI com inscrição estadual e vender mercadoria. O MEI que só presta serviço emite NFS-e na prefeitura, e essa nota o InsoftERP não faz. Para venda de produto, o sistema já vem configurado para Simples Nacional, com o CSOSN preenchido.

O que costuma travar o MEI não é o sistema, é a inscrição estadual e o certificado digital A1 — os dois são exigência da Receita, não nossa. Com esses dois em mãos, a primeira nota sai no mesmo dia.

Sim. O sistema tem ambiente de homologação, que é o ambiente de testes da Receita: a nota é transmitida de verdade, recebe autorização, mas não tem valor fiscal. Você confia no processo antes de emitir a primeira nota valendo, e troca de ambiente numa única tela.

Toda nota de homologação sai com a mensagem obrigatória "SEM VALOR FISCAL" no DANFE, exigida pela Receita justamente para não ser confundida com nota real.

Sim. O InsoftERP já acompanha a Nota Técnica 2025.002, que introduz os campos de IBS, CBS e Imposto Seletivo no layout da NF-e, e o cadastro de produto já tem o código de classificação tributária (cClassTrib). As alíquotas são configuráveis conforme a orientação do seu contador.

A transição é gradual até 2033 e as regras ainda mudam. O que fazemos é manter o layout do arquivo em dia e deixar os campos configuráveis — quem define a tributação de cada produto continua sendo o contador da sua empresa, não o sistema.

Sim. A frente de caixa abre em tela cheia, funciona com leitor de código de barras e tem atalhos de teclado para as ações do dia: buscar produto (F1), finalizar venda (F2), sangria, suplemento e cupom de desconto. A venda emite NFC-e direto, sem passar por outra tela.

O caixa tem abertura com valor de troco, sangria, reforço, conferência de gaveta por cédula e moeda no fechamento, e venda guardada para retomar depois. Cada operador entra com o próprio usuário, e o perfil dele pode dar acesso só ao PDV, sem ver o financeiro.

Não. O InsoftERP é um sistema em nuvem e o PDV precisa de internet para funcionar. Se a sua operação fica em local com conexão instável, vale considerar isso antes de contratar — é uma limitação real e preferimos dizer agora a você descobrir no meio de uma venda.

A NFC-e, vale lembrar, depende de internet em qualquer sistema: ela é autorizada pela Sefaz na hora da venda. O que alguns sistemas fazem é guardar a venda localmente para transmitir depois, em contingência — recurso que não temos hoje.

Tem loja virtual própria, incluída no plano: uma vitrine com endereço público, onde o cliente vê os produtos e faz o pedido, que cai direto no ERP. Integração com marketplace (Mercado Livre, Shopee, Amazon) não temos — se o seu negócio depende disso, hoje não atendemos.

A loja aceita domínio próprio (www.sualoja.com.br), tem controle de cores e logo, e usa o mesmo estoque e o mesmo cadastro de produto do ERP. Existe também um portal onde o seu cliente acompanha os pedidos e as cobranças dele.

O estoque baixa sozinho na venda e entra na compra, sem digitação dupla. Cada movimento fica registrado com origem, data e responsável. Há controle por grade (tamanho e cor), inventário para acerto de saldo e relatório do que está abaixo do mínimo, para saber o que repor.

A entrada de mercadoria pode vir do XML da nota do fornecedor: o sistema lê o arquivo, cria os produtos que ainda não existem e lança as quantidades com o preço de custo. É o caminho mais rápido para o estoque começar certo.

A partir de R$ 55 por mês no plano anual, ou R$ 69 no mês a mês. O plano Ilimitado sai por R$ 259 mensais no anual. Não há taxa de adesão, de implantação nem cobrança por nota fiscal emitida — o valor do plano é o que você paga.

Todos os planos trazem financeiro, estoque, vendas, loja virtual e suporte completos. O que muda é o número de usuários, a quantidade de caixas de PDV e a emissão fiscal — que não existe no Essencial e é ilimitada nos outros três.

Comece pela emissão fiscal: se você precisa emitir nota, o menor plano que serve é o Fiscal. Depois olhe o número de pessoas que vão usar ao mesmo tempo e quantos caixas de PDV a loja tem. Financeiro, estoque, vendas e loja virtual estão em todos.

Na dúvida, comece no menor que atenda: a troca de plano é feita na hora, na tela de assinatura, e o valor é ajustado proporcionalmente. Ninguém precisa acertar de primeira.

Cartão de crédito e Pix. No cartão, a cobrança é automática todo mês e a renovação é feita sozinha. No Pix, o código é gerado na tela de assinatura a cada vencimento. Não cobramos taxa de adesão, implantação nem treinamento.

O plano mensal não tem fidelidade nem multa: cancela quando quiser, direto na tela de assinatura, e o acesso vale até o fim do mês pago. Nos planos de 6 e 12 meses o desconto é dado pelo período contratado, e o cancelamento passa a valer no fim da vigência.

Não há multa rescisória em nenhum plano. Ao cancelar, seus dados continuam disponíveis para exportação — nada é apagado no dia seguinte.

O sistema avisa antes do vencimento e mantém o acesso por alguns dias após a data. Passado esse prazo, o acesso é bloqueado, mas nada é apagado: assim que o pagamento é confirmado, tudo volta exatamente como estava, com todos os dados no lugar.

Sim. O InsoftERP é multiempresa: cada CNPJ tem cadastros, estoque, financeiro e notas fiscais separados, sem misturar os dados de um com os do outro. Você troca de empresa dentro do próprio sistema, sem sair e entrar de novo.

Cada CNPJ precisa do próprio certificado digital A1 para emitir nota — é exigência da Receita, não do sistema.

Sim. Cada usuário recebe um perfil que define quais telas ele abre e o que pode cadastrar, editar ou excluir. Dá para deixar o operador de caixa só com o PDV, sem ver o financeiro, ou o vendedor só com vendas e clientes, sem acesso a custo e margem.

As permissões são por tela e por ação, não por módulo inteiro — é possível, por exemplo, deixar alguém consultar contas a pagar sem poder dar baixa.

Sim. O sistema se adapta à tela do celular e pode ser instalado como aplicativo: o próprio sistema oferece a instalação depois que você entra, e ele passa a ter ícone na tela inicial, abrindo sem a barra do navegador. Não é preciso baixar nada de loja de aplicativos.

A frente de caixa é feita para monitor e leitor de código de barras; no celular ela funciona, mas o uso confortável é no balcão.

Sim. Crie um usuário para o contador com perfil próprio, dando acesso apenas ao que ele precisa — notas fiscais e relatórios, por exemplo, sem tocar em vendas. Os XML das notas emitidas ficam disponíveis para download a qualquer momento.

Não geramos arquivos SPED nem Sintegra: o contador monta essas obrigações a partir dos XML, que é como a maioria dos escritórios trabalha.

Sim. O sistema roda em servidor no Brasil, com acesso sempre por conexão criptografada (HTTPS) e senhas guardadas de forma irreversível — nem nós conseguimos lê-las. O banco de dados tem cópia de segurança automática diária, guardada separada do servidor principal.

Cada empresa enxerga apenas os próprios dados: a separação é feita no banco, em toda consulta, e não por filtro de tela. Isso vale inclusive para quem administra a plataforma.

Sim. Tratamos os dados apenas para operar o sistema, não vendemos nem compartilhamos informação com terceiros para publicidade, e mantemos registro das ações feitas na conta. Você pode solicitar a exportação ou a exclusão dos seus dados a qualquer momento, pelo suporte.

Na relação com os seus clientes, quem é o controlador dos dados é a sua empresa e nós somos o operador — a LGPD chama assim. Na prática: os dados são seus, e a decisão sobre eles também.

Sim. Os relatórios são exportados em PDF e planilha, e os XML de todas as notas emitidas ficam disponíveis para download. Não prendemos ninguém pelo dado: se decidir sair, você leva o que é seu.

O suporte é gratuito e está incluído em todos os planos, sem cobrança por chamado nem pacote separado de suporte fiscal. O atendimento é por chamado dentro do próprio sistema e por WhatsApp, em português, com equipe no Brasil.

O histórico de cada atendimento fica registrado na sua conta, na tela de Suporte — você consulta o que foi respondido antes sem depender de procurar conversa antiga.

Sim, e sem custo. O painel mostra uma lista do que falta configurar para emitir a primeira nota, na ordem certa. O que não estiver claro, o suporte ajuda a fazer junto — inclusive a primeira importação de produtos e a configuração do certificado digital.